浅谈科技档案的管理和利用
摘 要：介绍了科技档案在企业管理和生产中的作用。通过做好科技档案的统一管理，以及认真开展收集、整理、保护、鉴定和开发利用等工作，为科研、生产提供优质服务，提高企业的经济效益。
关键词：科技档案；管理；利用
河南宏基矿山机械有限公司专业生产破碎机、球磨机、给料机、磁选机、浮选机、分级机、筛分机、砂泵、浓缩机、过滤机、溜槽、摇床、烘干机等系列成套矿山选矿设备。
科技档案有着和其它档案资料不同的特点和作用。科技档案的特点是专业技术性强，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，是科技档案的基本要求，其最终目的是为科研、生产服务。充分发挥和利用好科技档案，在产品质量攻关、技术改造、产品开发、设备安装和检修等方面，都能实现它的独特的价值作用，这也是企业管理中不可缺少的一项基础工作。因此，加强对科技档案的收集、整理、保管、鉴定等基础工作，并有效地发挥利用档案信息资源为企业生产经营服务，是搞好企业管理的一项重要内容。
1 实行科技档案的集中统一管理
集中统一管理是科技档案工作的基本原则，它强调的是不能分散保管，应变分散为集中、变零星为统一。企业在生产经营过程中，形成了大量的科技档案文件资料，它们之间存在着必然的联系，如果割断其间的联系，而顺其自然地分散到各相应的部门去保存管理，就会失去系统性、完整性，势必会给管理工作造成混乱。因此，对科技档案的管理必须集中，并保持其成套性，即保证同它反映的对象一致，能如实地反映科技活动的客观实际，确保科技档案的真实性。在建立健全归档制度的同时，档案管理人员应积极参与到档案形成相关的工作中去，以保证及时收集档案资料，并对其集中规范化管理。
2 将科技档案收集工作纳入企业管理程序
档案的收集工作，是档案室开发业务工作的起点和基础，没有收集工作就没有档案工作的范围和对象，就无从谈起各项管理工作，更不能实现集中统一管理。要做好收集工作，首先要把科技文件材料的形成、积累纳入企业管理工作程序，纳入生产、科研、基本建设的工作计划，制定出相关管理办法，建立、健全归档制度。具体的收集工作，应按科技文件材料归档制度的内容，划定归档范围来进行收集，归档范围要在实践中不断地补充完善，要根据上级的有关标准、规定，结合本企业的实际情况适时修订使之更具体、更完善。档案管理人员必须熟悉和掌握收集工作的各种渠道和方法，处理好档案形成过程中的各个环节与部门的关系，同时要不断提高全员档案知识，实现全方位管理。
3 档案的整理工作是中心环节
科技档案的整理工作，就是对收集来的文件资料进行系统的整理和科学编目，使之条理化和系统化，它是科技档案业务的中心环节，是开发利用科技档案信息资源的基础和前提条件。整理工作主要包括：1）档案的分类。按单位分类，对方案中的每个类别都要用固定的代字和代号。2）档案的编号。把工程档案顺序号排列后，在每一页的右下角填写页码号（与卷内目录的顺序号相对应）。3）编写卷内目录。按照顺序号填写卷内目录。4）档案的图幅。蓝图要按A4纸折叠且把装订框留出来。5）档案的备考表。填写备考表时，要把卷内的科技文件的名称、页数标明。6）档案盒封面的编制。应填写名称、编制日期、保管期限、档案的分类号和顺序号等。通过上述的整理工作，可使档案的管理进一步科学化、系统化，增加库存的透明度且方便查找和利用。
4 加强保护工作有利于延长档案寿命
随着科学技术和生产力的不断发展，应不断地改善档案的保管条件，这是维护企业档案的完整、系统、安全、延长档案自然寿命的保障。做好这项工作，应开展企业的编研工作，尽可能减少对档案原件的使用率。我公司科技档案室保存的档案大部分是独份的。近几年来，随着科研项目和生产建设的不断扩大，档案的利用率很高，有些档案已经受到不同程度的磨损和损坏。因此，积极开展档案的编研工作是保护档案原件的一项重要措施。此外，防光、防尘、防潮、防有害气体，增加配套设施，调节温度、湿度，同时做好档案的修复工作也是延长档案寿命的必要手段。
5 档案的鉴定对档案管理的意义
各单位每年都要形成一定数量的科技文件资料，这些资料是否有保存价值，是否可以转化为档案，就需要通过进行科学的鉴定。通过鉴定来甄别各种档案的价值，挑选有价值的档案作为重点保存，并根据其所起的作用来确定保管期限，根据重要程度及保管期限将那些已失去保存价值的档案剔除销毁，这样就可以减轻库房、设备的负担，有利于节省人力、物力和财力，利于现代化管理。
6 科技档案有效利用的经济意义
实现科技档案的有效利用，增加经济效益是科技档案管理的最终目的。科技档案管理工作与全矿的生产技术活动是密切相关的，在日常生产活动中，为矿山的生产技术、科研活动提供了大量的资料信息和有力的技术支撑，从而保证了矿山正常、均衡、持续生产。召口分矿北金召矿床盲罐笼井是关系到全矿生产接续的大工程，工程投资近3 000万元，技术含量高，施工难度大；大量的技术信息资料的利用为其提供了保证，赢得了时间，工程比计划时间缩短了近半年的时间。侯庄分矿胶结充填是一项关系到矿山安全、提高采矿回收率、降低贫化率的重大技术措施，大量的技术资料为设计提供了依据，充填效果显著，达到了预期目的。
科技档案管理人员积极配合科技人员的调研活动，提供了大量关于井下电动铲运机的资料信息，经过科学论证，最终选定0.75 m3型作为突破口；把增加设备的稳定性，提高操作机构的可靠性作为攻关重点，强化铲斗处理，提高整机在井下的灵活性，以适应井下恶劣的工作环境。在大家的共同努力下，研制出了“金-0.75 m3”型电动铲运机。因该机型灵活、机动、铲取力大、生产效率高等特点，畅销于省内外各中、小型矿山，继0.75 m3型电动铲运机开发成功后，又相继开发了1.5 m3、0.4 m3和金-WJD-100型电动铲运机，使电动铲运机系列化，为企业增加了经济效益。据不完全统计，近几年来共有4 000余人利用档案5 372卷、完成10余项大型工程设计，取得经济效益110多万元，间接效益400多万元。因此，正确、合理地利用科技档案，会给企业带来巨大的经济效益。
总之，科技档案的作用在企业生产经营中的地位越来越明显，只有做好科技档案的管理和利用工作，为企业的建设提供优质的服务，才能实现档案工作与企业的同步发展。